นายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดชัยภูมิ ได้มีดำริที่จะให้ สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดชัยภูมิ รับส่งหนังสือ ราชการทางระบบ internet และ email เื่พื่อตอบสนองนโยบาย e government ซึ่งสนับสนุนการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาช่วยในการบริหารงาน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปด้วยความประหยัดทรัพยากร สะดวก และรวดเร็ว 
ระบบงานสารบัญ ก็เป็นหนึ่งในงานที่ สามารถนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศ ได้แก่ระบบ internet และ email มาประยุกต์ใช ้ โดยในปัจจุบันได้มีการนำมาใช้ในหน่วยงานราชการหลายแห่งรวมทั้ง กระทรวงสาธารณสุขด้วย
ดังนั้น นายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดชัยภูมิ จึงได้มอบหมายให้ ศูนย์ ICT สสจ.ชัยภูมิ พัฒนาโปรแกรมเพื่อจัดทำระบบ รับส่งหนังสือเวียน electronics ขึ้น โดย ต้องการให้เริ่มใช้กับทุกหน่วยงาน ได้แก่ รพท. รพช. และ สสอ. ในภายในเดือน สิงหาคม 2548

ข้อกำหนดการรับส่งหนังสือเวียน electronics

1.หนังสือราชการทุกฉบับ ยกเว้น หนังสือลับ และหนังสือส่วนตัวที่ระบุชื่อบุคคล
   ที่ออกจากสำนักงานสาธารณสุขจังหวัด ให้ส่งผ่านระบบหนังสือเวียนอิเลคโทรนิกส์
   ตั้งแต่วันที่ 16 สิงหาคม พศ.2548
2.ให้งานธุรการของหน่วยงานเป็นผู้รับผิดชอบการรับหนังสือเวียน electronics โดยมีชื่อผู้รับผิดชอบโดยตรง
   มีหน้าที่ เปิดดูรายการหนังสือส่งจากสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดชัยภูมิ
   ทาง web site หรือ ทาง email ของผู้รับผิดชอบระบบรับหนังสือ
  โดยการเปิดดูหนังสือให้ ทำวันละ 2 ครั้ง ในเวลา 10.00 น. และ 15.00 น.
3.เพื่อความสะดวกของผู้ลงรับหนังสือ ให้ระบบสามารถแจ้งเตือนผ่านทาง email ได้เมื่อมีหนังสือฉบับใหม่เข้ามา
4. ให้ลงรับหนังสือที่ได้รับทุกฉบับ และ สามารถ ตรวจสอบสถานะการลงรับหนังสือของตนเองได้ ตลอดเวลา

ความเป็นมา

ธันวาคม 2547 ศูนย์ ICT เริ่มพัฒนาโปรแกรมระบบหนังสือเวียน โดยแบ่งเป็น 2 ส่วนแยกจากกัีนคือ หนังสือเวียนภายในจังหวัดโดยเรียกใช้ผ่านระบบ internet และ หนังสือเวียนภายในสำนักงาน เรียกใช้ผ่านระบบ intranet
โดยให้งาน กลุ่มงานทดลองส่งหนังสือเวียน electronics ควบคู่ไปกับหนังสือราขการที่ส่งทางระบบปกติ จนถึงปัจจุบัน รวม จำนวนหนังสือที่ได้ทดสอบ กว่า 400 ฉบับ

มิถุนายน 2548 นพ.สสจ.ชัยภูมิ ได้ มอบหมายให้ ศูนย์ ICT จัดทำระบบ ที่จะเริ่มใช้จริงทั้งจังหวัด โดยกำหนดให้ อบรมชี้แจง ผู้ส่งหนังสือ ของงาน กลุ่มงาน ในเดือน กรกฏาคม 2548 และ อบรมผู้รับผิดชอบของหน่วยงานในเดือน สิงหาคม โดยกำหนดให้เมื่อการอบรมชี้แจงแล้วเสร็จให้เริ่มใช้ระบบได้ทันที

วันที่ 5 กรกฏาคม 2548
ศูนย์ ICT ดำเนินการอบรมชี้แจงผู้รับผิดชอบงานธุรการของงาน กลุ่มงาน ในสสจ.คร้งที่ 1 และขอความแนะนำเพิ่มเติมในส่วนรายละเอียดของระบบ เพื่อปรับปรุงระบบ

วันที่ 11 สิงหาคม 2548
ศูนย์ ICT ดำเนินการอบรมชี้แจงผู้รับผิดชอบงานธุรการของงาน กลุ่มงาน ในสสจ.คร้งที่ 2
พร้อม ให้เจ้าหน้าที่ได้ร่วมสาธิตระบบรับส่งหนังสือที่จะใช้งานจริงในวันที่ 16 สิงหาคม 2548

วันที่ 15 สิงหาคม 2548
ศูนย์ ICT ดำเนินการอบรมชี้แจงผู้รับผิดชอบงานธุรการของหน่วยงานผู้รับหนังสือ ประกอบด้วย
รพท. รพช.15 แห่ง และ สสอ.16 แห่ง